Variabilità ed intensità, sono queste le complessità che viviamo ogni giorno in azienda e, se non sappiamo controllarle, sono fonte di stress. Ma, capito che è la nuova normalità e che il tutto e subito è parte delle aspettative di tutti, come possiamo gestirle?

Le nostre aziende sono un Hub. Per parlarti di questo, voglio usare un paragone con un Hub di un aeroporto che tutti, chi più chi meno, conosciamo.

Quando un aereo è in fare di atterraggio, il pilota contatta la torre di controllo, la quale fornisce rotte e procedure. L’aereo atterra sulla pista. Viene direzionato e seguito per tutta la fase di rullaggio. Svolte le procedure di attracco e sicurezza, i passeggeri possono scendere dall’aeromobile e direzionarsi verso la propria destinazione, trovando indicazioni, servizi e supporto all’interno dell’Hub.

Tutto si sussegue con un ritmo ed una organizzazione perfetta, non si avverte la complessità di tale sincronia. Il cliente è sicuro, sereno del processo ed il suo viaggio è fluido, senza ostacoli.

Con questo esempio, voglio farti notare che, a grandi linee, ogni lavoro scorre allo stesso modo. Arriva l’ordine dal cliente (atterraggio). Vengono scambiate informazioni, capite le complessità e le aspettative (torre di controllo). La richiesta viene razionalizzata ed industrializzata (attracco al gate). I prodotti/servizi iniziano a prendere forma man mano che scorrono nella filiera (movimento nell’hub) fino alla consegna (uscita dall’aeroporto o nuova destinazione).

Il flusso dei voli di linea è progettato, programmato e standardizzato in ogni dettaglio, ma gli intoppi ci sono egualmente. Il meteo, le riparazioni, i controlli di sicurezza, le persone, e così via. E la complessità viene gestita, quasi sempre, al meglio.

Ma il punto focale è: come deve agire la torre di controllo per far fronte alla complessità e far fluire le persone nell’Hub?

Quando riceviamo gli ordini, solitamente, mancano diverse le informazioni. Mancano le scadenze precise. Non disponiamo dei materiali per metterli in lavoro. Manca una pianificazione per la supply-chain. Insomma, possiamo avviare le attività necessarie per l’evasione dell’ordine solo dopo la sua ricezione.

Però, se per ogni ordine attendiamo di disporre contemporaneamente di tutto ciò che è necessario, nell’Hub si formerà sicuramente una gran confusione. Diversi ordini rimarranno sospesi fino a quando saranno pronti per la messa in lavoro. E così facendo, quando saranno avviati, saranno dei macigni difficili da muovere.

E quindi, cosa dobbiamo fare? Avanzare le attività, scomponendole, con un flusso continuo. Non dobbiamo creare degli imbuti, ma dobbiamo far scorrere il più velocemente possibile le informazioni e le attività necessarie per avanzare anche una minima porzione dell’ordine, purché completa di tutte le informazioni.

In questo modo riusciremo a stabilizzare la variabilità in arrivo dall’esterno e gestiremo l’intensità facendola fluire agilmente.

E se siamo oberati di lavoro? Allo chiediamo supporto o deleghiamo, ma non interrompiamo il flusso, mai. La nostra capacità organizzativa deve far scorrere l’ordine, altrimenti l’Hub entrerà nel caos.

Che tu sia nella torre di controllo o nell’Hub, ricordati: se il flusso non scorre, non ci sono colpe! Mancano comunicazione, metodo ed organizzazione. Allora collaboriamo assieme, troviamo soluzioni, modifichiamo i processi, motiviamo i colleghi, eliminiamo gli sprechi, miglioriamo la comunicazione, così la variabilità e l’intensità, all’interno dell’Hub, riuscirà ad essere più costante.