Il Tempo è un bene prezioso, oltre che una risorsa fondamentale per la crescita aziendale. Non si può aumentarlo o diminuirlo, tanto meno acquistarlo, ma si può ottimizzarne l’utilizzo e lo spreco.

Ho fatto una serie di incontri con il team e da molti collaboratori é emersa la stessa necessità: migliorare l’organizzazione per guadagnare tempo. 

L’importanza di recuperare tempo non è per aggiungere altre attività aziendali, ma, al contrario, per poter soddisfare esigenze personali che possono beneficiare alla salute ad alla soddisfazione della persona. E’ facile capire che, se una persona è appagata sia professionalmente sia privatamente, un’attore che ne avrà un’immediato beneficio è proprio l’azienda.

Per creare una valida strategia di organizzazione del proprio tempo sono necessarie 3 fasi: 

• identificare lo Scopo
• definire gli Obiettivi e Risultati
• eseguire i ToDo (Task o Attività)

 

Scopo

Qual’è la nostra ragione di vita? Se questa risposta è ben chiara nella vostra testa, allora avete già identificato le mete che volete raggiungere, una successiva all’altra.

Se questa visione non è così chiara, e di certo non facile trovarla, allora dovrete porvi delle domande per riuscire a definire chiaramente i vostri scopi di vita (vi consiglio di documentarvi sulla cultura Giapponese dell’Ikigai, che consiste nel trovare la  propria ragione d’essere).

Solo con una definizione ben chiara dei vostri scopi, riuscirete a concentrare gli sforzi in ciò che è realmente importante, limitando le dispersioni e massimizzando il godimento del tempo che avete a disposizione.

Solitamente il raggiungimento di uno scopo è un processo di lungo periodo, che richiede una determinazione prolungata e costante.

Nel mio blog vi voglio parlare di professionalità in azienda, perciò se uno scopo che può contribuire alla piena soddisfazione della vostra vita è la crescita professionale, che può derivare dal voler migliorare la vita di chi vi sta vicino, dal contribuire a creare prodotti e servizi utili, dalla propensione al comando o all’appagamento della vostra persona, allora per definirlo al meglio, vi può aiutare porvi una domanda: 

PERCHE’? 

Ci siamo mai chiesti perché lavoriamo? Perché siamo arrivati in quell’azienda? Perché abbiamo scelto quella mansione? Perché ci impegniamo con quel grado di intensità? Perché abbiamo quel livello di soddisfazione?

Sono tutte domande sulle le quali dobbiamo soffermarci e darci delle risposte, solo così avremo il vero stimolo per creare un strategia organizzativa del nostro tempo professionale utile al raggiungimento del nostro scopo.

Lo stesso processo, ovviamente, lo si deve applicare con la definizione degli altri scopi della vostra vita.

 

Obiettivi e Risultati

Per raggiungere gli scopi della vita, si devono, per ciascuno, fissare degli obiettivi, che solitamente sono di medio termine. 

Possono essere fissati sia per progetti macro sia per attività anche di breve durata, ma che necessitano un’impegno metodico. Pertanto è necessario adottare dei processi che aiutano sia ad identificarli sia a raggiungerli.

Personalmente mi ispiro al metodo OKR (potete trovarne un dettaglio nel mio precedente articolo).

Ciascun OKR è composti di due parti:

• Identificazione dell’obiettivo: deve essere S.M.A.R.T.. (potete trovarne un dettaglio in un mio precedente articolo)
• Risultati chiave: sono la definizione di attività da completare, ad intervalli stabiliti, necessarie per raggiungere l’obiettivo. Vedremo successivamente scomposti in ToDo (o Task)

Teniamo presente che per raggiungere un obiettivo dobbiamo dare energia al nostro corpo, perciò ricordiamo che è fondamentale:

1. 1. dormire il necessario
   2. mangiare (prendersi il tempo necessario, oltre che la qualità del cibo)
   3. fare movimento (mette in moto la nostra energia)
   4. socializzare (scegliere chi ci circonda e ci influenza)
   5. giocare (svago senza obiettivi e scadenze, mente libera)
   6. riflettere (pensare e meditare)
   7. staccare la spina (no lavoro, nemmeno 5 minuti)

 

ToDo

Per raggiungere i risultati attesi (riassumendo: step di avanzamento per l’ottenimento di obiettivi necessari alla realizzazione di uno scopo), sono utili il completamento di tante piccole attività di breve periodo, che richiedono pochi minuti o qualche ora o alcuni giorni.

Prima di esporvi le varie metodologie che si possono applicare per organizzare i propri ToDo, vorrei esporvi dei concetti di mindset che bisogna osservare.

Mindset dei ToDo

I Task

Per ciascuna attività bisogna chiedersi: Perché? Dobbiamo essere sicuri che effettivamente sia utile e realizzabile nel breve periodo, altrimenti o è inutile o è un desiderio. Ma quest’ultimo, quindi, potrebbe essere meglio descritto come un’obiettivo (medio termine) o addirittura diventare uno scopo (lungo termine).

Se l’attività richiede più step o la collaborazione di altre persone, suddividila a sua volta in ulteriori task. Ricorda: “Riesci a mangiare un’elefante? non lo puoi fare in un solo boccone, ma se lo mangi un pezzetto alla volta ce la puoi fare”.

Ogni attività deve essere valutata nel tempo necessario per svolgerla, prioritizzata e scadenzata. Un semplice elenco di cose da fare non serve a nulla.

Tendiamo a scegliere attività con una gratificazione immediata, che ci fanno sentire bene,  rispetto a quelle che necessitano maggiore attenzione, ma che probabilmente sono più importanti.

Abbiamo giorni indaffarati senza realmente fare qualcosa. Più si lasciano le cose importanti da fare, più diventano difficili da avviare. Ricordiamo il famoso “Just Do It”: quando sai che un qualcosa va fatto, fallo!

Un segreto per svolgere delle piccole attività con costanza è renderle delle abitudini. Vi faccio un’esempio: se voglio ogni mattina fissarmi un proposito per la giornata, posso decidere di pensarlo quando do da mangiare al gatto. In questo modo diventerà una consuetudine che non necessiterà alcun sforzo per ricordarla.

 

No multitasking

Quando dormi, dormi! Quando mangi, mangi! E quando ti fissi un task, fai quello e basta! L’attenzione non é un’interruttore, per accenderla e spegnerla ci vuole tempo, non é immediata. Ogni altra attività in contemporanea è tempo perso. 

Personalmente mi piace applicare la tecnica del “pomodoro”: suddividere i task in sessioni di 25’. Tra una sessione e l’altra lascio scorrere 5’ che possono essere di spensieratezza o di 2 passi per riempire la borraccia o di stretching da scrivania. Le sessioni si ripetono al massimo per 2h, poi faccio una pausa caffè o la pausa pranzo.

L’importante è non perdere la concentrazione durante le sessioni, rimanendo ben focalizzati sul task da eseguire. Perciò, dobbiamo evitare di controllare le email, rispondere agli sms, chat e telefonate o anche alle richieste verbali. Impariamo ad usare la segreteria telefonica e la risposta automatica nelle email. Di veramente super urgente non c’è mai nulla, pensateci bene! Se chiama un cliente, posso non rispondergli, purché ho gli strumenti per tracciarlo e che provveda a richiamarlo nella prima sessione prestabilita per tutte le attività generiche come telefonate, email, chat, ecc ….

 

Come comporre le liste

Si devono generare liste per ciascuna tipologia di attività: quelle private, quelle professionali, quelle di un progetto, quelle di ricerca o creative, quelle semplici, quelle odiate, quelle divertenti.

Dividere le attività tra quelle da svolgere nel presente e quelle nel futuro. Queste ultime, senza una scadenza precisa, potranno essere avviate in momenti che si dispone di tempo.

Le liste vanno metodicamente sistemate, riordinate e ripulite dei task che possono essere diventati obsoleti.

 

Procrastinare

Generare liste troppo lunghe o non ben definite è inutile, perchè non svolgendo tutte le attività pianificate, si dovrà procrastinare. Il pericolo di post porre è che dopo un po’ ci si abitua e non si è più focalizzati nel concludere l’attività entro il tempo stabilito.

Ricordiamoci che il perfezionismo non é Agile, ma porta unicamente a fare il compitino fatto bene, perdendo il focus sul raggiungimento del completamento dell’attività.

Ciascuna lista deve essere collocata nel momento della giornata più opportuno. Ciascuna persona abbina a proprio modo le fasi della giornata alle attività che richiedono concentrazione o svago o riposo. Individua le tue fasi della giornata e abbina la tipologie di liste che più si addicono.

Nel mio caso, che sono abituato ad alzarmi presto, prima faccio qualche lavoretto semplice, poi finché la mente è fresca mi applico in attività che non mi piacciono o più impegnative. Dopo pranzo sono poco proficuo, quindi mi attivo su task facili e brevi. Nel tardo pomeriggio riprendo attività che richiedono concentrazione, per concludere dopo le 18.00 con attività di benessere, svago o culturali.

 

Metodologie

Troverete in internet ampia documentazione sulle metodologie da utilizzare per eseguire i vostri ToDo, vi riporto l’elenco di quelle che ho sperimentato:

• Lista 3+2: fare nel giorno 3 attività grandi e 2 facili (tecnica del pomodoro)
• Lista 1+3+5: fare nel giorno 1 attività grande, 3 attività medie e 5 attività piccole
• Kamban (metodo Agile): board in colonne: La prima raccoglie le attività da fare, la seconda quelle in lavoro e la terza quelle fatte.
• Sistema Matrice: creare quattro quadranti rappresentando negli assi rispettivamente le attività più o meno importanti e quelle più o meno urgenti.
• GTD – Getting Things Done, portare fuori dalla testa tutte le attività, ma proprio tutte, riportandole completamente in liste. In questo modo si svuota totalmente la testa e quindi lo stress, lasciando al metodo l’onere di pianificarci ogni attività.
• 1%: Fai ogni giorno un po’ di ciascuna attività. La difficoltà dell’inizio di un’attività è per l’appunto iniziare, perciò quando avrai fatto un pochino, poi ti sarà più facile continuare e completarla.

 

Conclusioni

• Mi sono dilungato un po’ ma l’argomento è molto vasto: oltre che essere molto importante per me e la mia gestione del tempo, lo è anche per l’organizzazione in azienda e dei miei collaboratori. Condividerne il mindset ed i metodi può migliorare notevolmente le performance aziendali eliminando gli sprechi maggiori che si riscontrano in ogni organizzazione: il tempo (Lean Thinking).

• Applicare dei processi è importante, ma ricordiamoci di rimanere Agili: bisogna mantenere la possibilità di modificare la costanza delle abitudini e dell’organizzazione, perché le situazioni cambiano e bisogna sapersi adattare velocemente.

• Come avete notato, per conseguire la nostra realizzazione di vita, ci troviamo a dover gestire numerevoli micro Task, con metodo e costanza.

• Quando mi sento oberato, in ritardo con i miei task o ho bisogno di liberare la mente, pulisco la scrivania, è magico!!!

La vita è fatta di soddisfazioni, raccogliere micro vittorie ogni giorno è più appagante che essere eroe per un giorno!