Quando un’organizzazione cresce molto rapidamente, una delle frustrazioni più ricorrenti, ed anche motivo di incomprensioni e scontro, è proprio l’assenza di chiarezza su “Chi fa Cosa”.
Se vogliamo dirla tutta, diffondere a tutta l’organizzazione quali sono i ruoli e le mansioni delle persone, oltre al loro team di appartenenza, è utile e necessario per qualsiasi tipo di attività, in qualsiasi momento.
Ma questo non sempre avviene, perché si ritiene che alcune informazioni debbano appartenere unicamente al management e che al restante della squadra non interessi. Invece non è proprio così! Anzi, per ogni membro di un gruppo è fondamentale conoscere bene il proprio ruolo e le proprie mansioni, oltre che quelle di tutti i colleghi.
I conflitti che si creano in azienda, solitamente, sono causati proprio dalla non chiara conoscenza di a chi spetta svolgere una determinata mansione. E per evitare che accadano è utile descrivere dettagliatamente le mansioni di ogni persona che compone la squadra. Ma non solo. Devono essere informazioni trasparenti e condivise, per essere consultate quando un’attività o un processo non sta funzionando, perché ciò non accade per negligenza, ma perché non è stato sufficientemente spiegato o approfondito come svolgere al meglio quella determinata mansione per il bene dell’azienda.
E a chi spetta definire ruoli e mansioni? Certamente, in prima battuta, al management. Ma ricordiamoci che nulla è scolpito sulla pietra e l’evolversi veloce dell’andamento aziendale richiede un continuo aggiornamento delle proprie mansioni. E questo spetta principalmente a chi lo vive quotidianamente, proponendo al management ed al proprio team, modifiche e miglioramenti nelle mansioni, per darne beneficio ai processi che possano essere sempre fluidi, efficienti ed efficaci.
Ti stai chiedendo come abbiamo gestito questo strumento nella nostra azienda? L’abbiamo fatto in un modo molto semplice. Un documento condiviso nel cloud ed accessibile a tutta la squadra che permette oltre alla lettura delle mansioni, persona per persona, anche di modificarlo direttamente, oltre che fissare, a fianco di ogni mansione, degli obiettivi di miglioramento.
E vuoi sapere quanto funziona? Così così. Adottare l’uso di strumenti è sempre ostico, come ogni tipo di cambiamento ed anche dopo ormai 3 anni che utilizziamo questo strumento, sono uno dei pochi a modificarlo ed implementarlo. Ma sono certo che pian piano le persone ne capiranno sempre più la sua potenzialità e sarà uno degli strumenti più performanti per migliorare l’andamento aziendale.
Ci stai pensando e credi che è una buona idea? Allora vai! Se hai già questo strumento nella tua azienda, corri a rileggerlo, raccoglierai informazioni di valore. E miglioralo, modificalo, è una risorsa fondamentale per tutti, ma soprattutto per te che ti farà vivere la giornata lavorativa più serenamente e con una visione più chiara.
